Wanneer je besluit om je HR procedures en werkwijzen naar een hoger level te tillen, is het van groot belang om verder te automatiseren. Zeker wanneer je beschikt over een grote hoeveelheid dossiers met diverse bestanden. Dankzij de koppelsoftware van KWEEKERS is het nu mogelijk om lokale bestanden op de juiste manier te exporteren naar AFAS Software. Door deze dossier conversie behaalde TES Groep veel tijdwinst tijdens het migratieproces en konden er duizenden handmatige acties uitgespaard worden.
ONTZETTEND.VEEL.TIJD
TES Groep was in de migratie naar AFAS software, en wilde hun HR hiermee verder automatiseren. “Als je handmatig per persoon bestanden moet uploaden en bijwerken tijdens de migratie naar AFAS, kost dit ontzettend veel tijd en manuele handelingen. Het gaat immers om duizenden bestanden. Daarvoor moet je dan bijna een extra persoon inhuren of veel uren investeren van je huidige HR medewerkers, welke het tijdens dit traject al druk genoeg hebben. Wij wilden graag aan de slag met AFAS, en daarbij direct een grote opschoonactie doorvoeren om oude en gedateerde bestanden te verwijderen”, zegt Bart van Elderen – ICT manager van TES. Via hun implementatiepartner, KWEEKERS, kwamen zij bij team Development van KWEEKERS terecht.
VAN.EXCEL.NAAR.AFAS
Toen het eerste contact gelegd was, begon team Development met een bestandsanalyse van de huidige bestanden op de huidige omgeving. Bij deze analyse is alleen gekeken naar het soort en de namen van bestanden, niet naar de inhoud hiervan. Op die manier konden we inzichtelijk krijgen om welk type bestanden het ging. Deze input was nodig voor het ontwikkelen van een import sheet voor TES Groep. “Vervolgens ontvingen wij een import sheet vanuit team Development, welke wij zelf met relevante informatie aan hebben gevuld.” Deze eigen invulactie was cruciaal om de migratie tot een succes te maken.
HOE.WERKT.HET.IN.DE.PRAKTIJK?
Bart: “Ik neem even als voorbeeld een BHV certificaat van een werknemer, welke geldig is tot 31 januari 2021. In de oude HR procedure zou deze geldigheidsdatum bijgehouden worden in Excel, naast het pdf bestand van het certificaat. Dankzij de koppelsoftware van KWEEKERS is het nu mogelijk om zowel het pdf bestand als de geldigheidsdatum direct mee te importeren in AFAS. Dit in plaats van dat wij deze data naderhand nog handmatig moesten aanvullen in AFAS. AFAS stuurt na de inrichting daardoor straks vervolgens automatisch een signaal wanneer het certificaat verloopt en deze medewerker dus opnieuw op cursus moet in plaats van dat dit een handmatige actie is van de (HR)medewerker. KWEEKERS legt dus eigenlijk de brug tussen de oude en nieuwe omgeving, waardoor je alle gegevens in AFAS krijgt. Kort samengevat verzamelt de U-Turn alle data die ingevuld staat in de “oude” sheets, deze gegevens worden intern gekoppeld aan de bestanden en deze worden dan vervolgens via de U-Turn overgezet in AFAS.”
MINIMAAL.CONTACT.MOOI.RESULTAAT
Bart: “Het grootste resultaat wat we met KWEEKERS geboekt hebben? Tijdsbesparing. Het was wel van belang dat wij als organisatie op de juiste manier de gegevens vulden zodat de data goed overgezet kon worden. KWEEKERS neemt werk uit handen door de automatisering van het overzetten van bestanden op de juiste manier. Daarbij voegen zij allerlei filters en extra velden toe welke de juiste link weten te leggen. Ik ervaar de samenwerking als prettig. Met minimaal contact hebben we een mooi resultaat bereikt. In mijn ogen staat KWEEKERS gelijk aan tijdsbesparing. ”
