Wanneer je besluit om het optimale uit AFAS te halen en je bent werkzaam met een oudere versie, sta je voor twee keuzes. Je kunt besluiten om compleet opnieuw te beginnen of de huidige omgeving aan te laten passen. B&A ging voor de eerste optie. Dankzij de koppelsoftware van KWEEKERS maakten we het mogelijk om dossieritems vanuit de oude omgeving over te zetten naar de nieuwe omgeving. Hierdoor zijn er geen dossieritems verloren gegaan en kan B&A optimaal gebruik maken van de vernieuwde omgeving!
REEDS.BEKEND
B&A was al bekend met AFAS: zij werkten hier al jaren mee. “Wij werkten al met AFAS, maar door de inrichting benutten we het systeem en de mogelijkheden hiervan niet optimaal”, zegt Willemke Tolman, HR Manager bij B&A. “Je komt dan eigenlijk voor een keuze te staan: compleet vernieuwen of de huidige omgeving aanpassen. Wij besloten om voor compleet vernieuwen te gaan, waarna we vanuit de vernieuwde omgeving optimaal gebruik konden gaan maken van alle mogelijkheden. Hiervoor kwamen wij in contact met KWEEKERS. Zij stelden ons vervolgens voor aan hun Team Development voor de technische realisatie.”
VAN.OUD.NAAR.NIEUW
Wanneer je besluit om een nieuwe AFAS omgeving te implementeren is het van groot belang dat alle ‘oude’ gegevens en bestanden op de juiste manier overgezet worden. Op die manier verlies je geen waardevolle informatie. “KWEEKERS heeft ervoor gezorgd dat de personeelsdossiers, verzuimgegevens en verlofsaldi vanuit de oude omgeving overgezet werden naar de nieuwe omgeving. Op die manier kunnen medewerkers ook in de nieuwe omgeving zelf hun oude verzuimgegevens, ontwikkelcyclus formulieren, jaaropgaven en loonstroken terug vinden. Dit is mogelijk gemaakt door de U-Turn van KWEEKERS. Zij hebben ons de technische ondersteuning geboden”, zegt Willemke. “De personeelsdossiers die in onze oude AFAS omgeving beschikbaar werden zijn als historisch/archief dossier in het nieuwe systeem gehangen. Daarbij zijn de archiefdossiers niet zichtbaar voor medewerkers, maar alleen zichtbaar gemaakt voor HR. Dit filter heeft KWEEKERS voor ons toegepast.”
KRACHTEN.BUNDELEN
Voor dit project hebben KWEEKERS consultants en KWEEKERS Team Development de handen ineen geslagen en zijn zij samen aan de slag gegaan. Willemke: “In beginsel zijn wij in contact gekomen met KWEEKERS consultants. Zij zijn voor ons aan de slag gegaan met de implementatie van de nieuwe AFAS omgeving. Zo legden zij nieuwe ESS en MSS portals voor ons aan. In basis was dit hét project waar we mee van start zijn gegaan. Als aanvulling op deze samenwerking was het inschakelen van team Development een logische stap. Zij hebben op de achtergrond het technische gedeelte dankzij de U-Turn gerealiseerd waardoor oude bestanden op de juiste manier overgezet werden in de nieuwe ESS en MSS portals.”
DE.VOORDELEN.VOOR.B&A
Willemke: “De nieuwe portal draagt bij aan de zelfredzaamheid van medewerkers en leidinggevenden. Via de aanvraag via Insite ontvangen we nu de juiste informatie door middel van de ingerichte workflow. Hierbij worden handmatige mutaties via mail nu vervangen door workflows en neemt de foutgevoeligheid af. HR voert nu minder manuele handelingen uit. Voor onze rapportages en analyses maken we de koppeling met AFAS waardoor er actuele gegevens gekoppeld worden in plaats van een Excel bestand op de schijf die niet dagelijks ververst wordt. We hebben nu een werkende ESS en MMS omgeving waardoor medewerkers hun gegevens goed inzichtelijk hebben. We moeten nog wel aan de slag met het optimaliseren en bijschaven, maar dat zijn zaken die we met KWEEKERS verder op gaan pakken.”
SAMEN.STA.JE.STERKER
Samen sta je sterker: dat heeft dit project goed bewezen. Samen met KWEEKERS boekten we mooie resultaten voor B&A en kunnen zij nu vanuit een geheel nieuwe AFAS omgeving werken. Willemke: “Ondanks dat we vooral contact hebben gehad met KWEEKERS, vond ik het contact wat we hadden met Ludo goed verlopen. Hij was bereidwillig om ons te helpen. Zijn klantvriendelijkheid was goed en hij heeft de afgesproken resultaten neergezet. Op het moment dat er obstakels waren, was Ludo goed bereikbaar en werd dat adequaat opgelost. Hier geldt:afspraak is afspraak.”
