De gehele lokale AFAS Profit omgeving, en daarbij alle interfaces en bijbehorende applicaties, migreren naar een online omgeving, dat was dit jaar de uitdaging voor EPZ. Om dit proces soepel te laten verlopen, sloegen KWEEKERS en EPZ de handen ineen en wisten deze migratie feilloos te voltooien, ruim binnen de gestelde deadlines.
AANPASSEN.VAN.INTERFACES
AFAS nam het besluit om per 1 januari 2020 geen lokale omgevingen meer toe te staan, en dat alle lokale omgevingen naar online moesten. Die beslissing zorgde ervoor dat EPZ actie moest ondernemen om hun lokale omgeving te laten migreren naar de cloud. Alleen was het met die migratie niet afgedaan. “Omdat wij diverse interfaces met applicaties hebben aangelegd, moesten er aanpassingen gemaakt worden in die interfaces om deze applicaties ook met de online omgeving te laten werken”, aldus Yvette Baljeu. Voor deze migratie, en de aanpassingen in de interfaces was EPZ op zoek naar een partij die hen hierbij kon helpen. “Ik belde AFAS wie ons hierbij kon helpen. Zij raadden mij KWEEKERS aan, omdat zij een gecertificeerd AFAS Partner zijn.”
DRUK.OP.DE.KETEL
“Voor ons was het met name belangrijk dat onze partner over inhoudelijk goede kennis beschikte”, zegt Yvette. Na research en een aanbeveling van AFAS, schakelde EPZ direct KWEEKERS in om die interfaces aan te passen. Yvette: “Om te onderzoeken welke interfaces aangepast moesten worden, kwam Rob de Jong in juni een dag langs bij EPZ. Vanuit deze interne dag stelde Rob een functioneel ontwerp op waarmee we aan de slag konden. Rob is een vriendelijke man die over veel vakinhoudelijke kennis beschikt”. De druk omtrent dit project was hoog, omdat de online omgeving voor december helemaal up and running moest zijn. “In december worden er hoe dan ook updates doorgevoerd binnen AFAS Profit omtrent de regelgeving voor personeelszaken”, zegt Yvette. “Wij wilden ervoor zorgen dat de migratie van lokaal naar online voor die tijd voltooid was, zodat je niet ineens voor verrassingen komt te staan”. En dus begon KWEEKERS in augustus vol goede moed aan dit project. Binnen zowel EPZ als KWEEKERS werden de teams zo goed mogelijk voorbereid op dit project om dit zo soepel mogelijk te laten verlopen.
ONVERANDERDE.PROCESSEN.EN.AFHANKELIJKHEDEN
Voor dit project had EPZ nog een ander doel: de werkwijze van de medewerkers moest hetzelfde blijven na deze aanpassingen. Om die reden nam KWEEKERS de huidige applicaties en interfaces onder de loep en bereidden ze deze voor op een migratie naar een online omgeving. Om die applicaties en interfaces draaiende te krijgen in AFAS online, voerde KWEEKERS in de huidige software van EPZ aanpassingen door. “Ondanks dat de samenwerking tussen EPZ en KWEEKERS vlekkeloos verliep, bleef het toch spannend of het goed zou gaan, vanwege zaken waar we geen invloed op uit konden oefenen”, zegt Yvette. “Je hebt altijd te maken met andere partijen waar je van afhankelijk bent. Soms komt informatie niet goed door, waardoor het tot op het moment suprême spannend bleef of het allemaal goed zou gaan. Maar gelukkig ondervonden we tijdens de livegang geen problemen en is alles goed verlopen”.
EEN.ENORM.SOEPELE.SAMENWERKING
De samenwerking tussen KWEEKERS en EPZ is vanuit beide kanten als prettig ervaren. “Iedereen die een rol speelde in dit project had een enorm commitment, en dat zorgde ervoor dat wij dit traject, en de samenwerking, als prettig hebben ervaren”, zegt Yvette. Dit project vond plaats in een zeer complexe omgeving en organisatie met veel afhankelijkheden en betrokkenen, waardoor het managen van het geheel complexer in elkaar stak. “Hier verdient EPZ zelf ook enorme credits voor”, zegt Rob. “Het projectmanagement binnen de organisatie was ontzettend goed opgezet, wat er mede voor zorgde dat we het project ruim voor de deadline konden afronden”. Omdat de samenwerking van beide kanten als prettig ervaren is, is er besloten om voor een volgend project wederom samen te werken.
