Stichting Georganiseerde eerstelijnszorg Zoetermeer (SGZ) is dé organisatie die huisartsen, apothekers, fysiotherapeuten en andere eerstelijnszorgverleners ondersteunt. Zij bieden ondersteuning op het gebied van onder andere zorgsamenwerking, huisvesting, automatisering en declaratieondersteuning. Voorheen werden administratieve taken binnen hun dienstverlening voor deze declaratieondersteuning nog uitgevoerd op papier. Een hoop manuele handelingen, dus. Tweeënhalf jaar geleden besloten zij dat het tijd werd voor een efficiëntieslag. Processen werden geautomatiseerd met de software van AFAS. Vanaf dat moment was KWEEKERS betrokken bij het project. Wij spraken met Alex Beckers over de inzet van de U-Turn en de samenwerking .
Automatiseren van de verrichtingenadministratie in AFAS
De oorspronkelijke rol van Alex bij SGZ is die van ICT-projectmanager. Door de jaren heen zijn hier nog een aantal rollen bijgekomen. Zo is hij inmiddels ook eindverantwoordelijke voor de informatiebeveiliging én is hij privacyfunctionaris. In het verleden gebruikte SGZ verschillende systemen voor de financiële-, HR en CRM-processen. Tot tweeënhalf jaar geleden: toen besloot SGZ om te gaan optimaliseren en alle processen onder te brengen in één ERP softwaresysteem en dat werd AFAS. Door zijn kennis op het gebied van ICT werd Alex bij de implementatie van de software van AFAS bij SGZ betrokken.
Alex: “Tijdens het implementatieproject hebben wij verschillende processen geautomatiseerd, waaronder het gedeeltelijk automatiseren van de declaratieondersteuning. Dit project is samen met een implementatiepartner van AFAS uitgevoerd. Vanaf het begin hebben wij de wens uitgesproken om een zeer belangrijk proces binnen onze organisatie te automatiseren. Dit proces, in de volksmond ook wel de verrichtingenadministratie genoemd, heeft betrekking op een dienstverlening waarbij SGZ het declaratieproces van aangesloten eerstelijnszorgverleners kan overnemen. Iedere dag moeten er honderden declaraties vanuit eerstelijnszorgverleners ingediend worden bij zorgverzekeraars. SGZ neemt het indienen van deze declaraties volledig uit handen. Deze dienstverlening wordt met name verstrekt aan huisartsenpraktijken. De communicatie met deze zorgverleners verliep ook nog grotendeels via papier. Het automatiseren van dit proces in AFAS was een absolute voorwaarde. We kwamen al vrij snel tot de conclusie dat de standaard van AFAS deze mogelijkheid niet bood. Met de U-Turn als AFAS-koppeling konden we dit wel en zo kwam de samenwerking met KWEEKERS tot stand.”
Van 16 naar 40 koppelingen
Om een U-Turn op de juiste manier te kunnen inrichten, is het belangrijk om vooraf een beeld te hebben hoe de processen eruitzien. De input van SGZ was hierbij heel belangrijk. Alex: “Voordat we met de U-Turn aan de slag zijn gegaan, hebben wij intern het hele proces rondom de verrichtingenadministratie in kaart gebracht. Deze informatie hebben wij uiteindelijk overgedragen. Zo kon KWEEKERS een inschatting maken van de hoeveelheid koppelingen die ingericht moesten worden. Gaandeweg is gebleken dat op voorhand een inschatting maken toch lastiger kan zijn dan gedacht. Veel details en afwijkingen stonden nog niet duidelijk op papier. Dit kwam met name doordat deze informatie in het hoofd van onze collega’s zat. Daarnaast heeft SGZ te maken heeft met verschillende varianten binnen deze processen. We begonnen met een inschatting van 16 U-Turns. Uiteindelijk hebben we er nu meer dan 40 in gebruik. Er moet nog wel kritisch worden gekeken naar het gebruik van alle U-Turns maar het toont wel aan dat het proces uiteindelijk complexer en gedetailleerder is dan we vooraf dachten. Dat vereiste veel flexibiliteit en creativiteit bij de bouw. Hetgeen KWEEKERS adequaat heeft opgepakt.”
Een intensieve testfase
Nadat de meeste uitzonderingen in kaart waren gebracht, kon het bouwen van de koppelingen beginnen. Daarna brak de testfase aan. Alex is nauw bij deze intensieve periode vol ontdekkingen betrokken geweest en heeft zelf ook keihard meegewerkt. Alex: “Tijdens de testfase kwamen we nog meer uitzonderingen in het verrichtingenadministratieproces tegen. Dit zorgde ervoor dat er een continue interactie tussen KWEEKERS en SGZ nodig was. Ik ben dagenlang bezig geweest met het testen van alle koppelingen. Alles om ervoor te zorgen dat de automatisering volledig goed stond voor al onze aangesloten huisartsenpraktijken. Ondanks dat het een intensieve periode was, heeft het zeker bijgedragen aan het succes van de automatisering. De koppelingen zijn sterk en er zijn nu vrij weinig aanpassingen meer nodig.”
Snellere communicatie en efficiëntere afhandeling via Insite & OutSite
Er is altijd ruimte voor verdere automatisering en optimalisering van processen. Dat weten ze bij SGZ ook. Toch is Alex al zeer tevreden over de resultaten die met de U-Turn koppeling zijn gerealiseerd. Alex: “Je merkt nu al dat we efficiënter kunnen communiceren met onze huisartsenpraktijken. In de oude werkwijze vond een deel van de processen nog plaats op papier. De medewerkers van de huisartsenpraktijken moesten papieren formulieren invullen en terugsturen naar onze organisatie zodat wij konden verzenden naar de verzekeringsfondsen. Dat is kostbaar en tijdrovend. Nu hebben we deze processen volledig geautomatiseerd. Door het inzetten van de U-Turn wordt informatie uit InSite gehaald en digitaal opgestuurd naar de huisartsenpraktijken. Zij hoeven nu enkel de gegevens van de desbetreffende patiënt in te vullen en de declaratie te ondertekenen. Het invullen van de algemene gegevens en het opsturen naar de zorgverzekering gebeurt nu digitaal via koppelingen. In het begin was dit wennen voor alle partijen. Door instructiesessies te organiseren en video’s op te nemen hebben we geprobeerd om iedereen zo goed mogelijk kennis te laten maken met InSite en OutSite.”
Niet alleen de externe communicatie met de zorgverleners is geoptimaliseerd. Ook merkt SGZ een verbetering wat betreft de interne handelingen. “Voor ons is het digitaal afhandelen van de declaraties een grote interne optimalisatieslag”, vertelt Alex. “Het werk wat betreft de communicatie met de huisartsenpraktijken kan nu op een efficiëntere manier worden afgehandeld. Dit heeft ook wel een keerzijde. Het blijkt dat het werk wat eentoniger is geworden en onze medewerkers van de financiële afdeling minder gevoel hebben bij de werkzaamheden die zij uitvoeren. Op dit moment zijn we druk bezig om samen met KWEEKERS te onderzoeken hoe we dit voor onze medewerkers kunnen verbeteren. Het menselijke aspect is ook bij techniek zeer belangrijk.”
‘Toegankelijkheid’ als kernwoord voor de samenwerking
Als het aan Alex ligt houdt de samenwerking met KWEEKERS zeker nog niet op. Dit komt onder andere door zijn goede ervaring met de samenwerking. Alex: “Als ik de samenwerking tussen KWEEKERS en SGZ zou moeten omschrijven, komt het woord ‘toegankelijkheid’ als eerste in mij naar boven. Het schakelen met KWEEKERS ging altijd heel gemakkelijk. Ze wisten direct wat er op dat moment aan de gang was en konden hier goed op anticiperen. De kennis en de handelingssnelheid die zij met zich meedragen is vrij uniek. Ik ben onder de indruk hoe snel zij onze materie eigen hebben gemaakt. Een samenwerking waar ik alleen maar prettig op terug kan kijken én op vooruit kan blikken.”
