Als AFAS succesvol is geïmplementeerd begint het echte werk. Daar komt Oranje Consultancy om de hoek kijken. Zij voeren optimalisaties uit voor processen binnen AFAS. Zo kunnen klanten nog meer uit AFAS halen. Daarbij stelt Oranje Consultancy zich op als de sparringpartner van iedere klant. Ze denken graag verder over mogelijkheden die niet voordehandliggend zijn. Daarvoor zoeken ze samenwerkingen op met anderen. Zo ook met KWEEKERS. Mede door de samenwerking tussen Oranje Consultancy en KWEEKERS is een succesvolle Declaratie Auditor ontwikkeld. Wij spraken met Bouke van de Pol over deze unieke tool en de fijne samenwerking.
Maak kennis met een van onze koppelpartners
Met een kritische, technische blik is Senior Consultant Bouke iedere dag bezig met het optimaliseren van processen voor klanten, het ontwikkelen van nieuwe koppelingen of het analyseren van verschillende output. Voordat Bouke zich aansloot bij Oranje Consultancy werkte hij bij AFAS als productontwikkelaar. In die functie mistte hij de mogelijkheid om te sparren met klanten. Dat ontbrekende puzzelstukje vond hij bij Oranje Consultancy. Niet gek, want Oranje Consultancy staat voor meedenken met de klant. Dit doen zij vooral voor bedrijven binnen de zorg. Van grote namen als Maastricht UMC+ tot aan kleinere zorginstellingen: binnen het hele spectrum biedt Oranje Consultancy de hulp waar behoefte aan is.
Een voorbeeld uit de praktijk
De mooiste kansen doen zich vaak voor op onverwachte momenten. Als je de kansen maar ziet én met beide handen aan weet te grijpen. Gelukkig had Bouke daar geen problemen mee. “Vanuit een optimalisatie bij een klant kwam een uniek vraagstuk naar voren”, vertelt Bouke. “Binnen dit bedrijf werden iedere dag heel veel declaraties ingediend. Iedere declaratie moest gezien worden, wat natuurlijk veel tijd kost. Daarnaast gaf de klant aan dat zij totaal geen gevoel meer hadden bij de declaraties. Zij waren de grip op de situatie verloren. Binnen ons team werd de vraag gesteld of wij hier iets op zouden kunnen bedenken. Dat is waar mijn technische kant naar boven kwam. Ik heb aangegeven dat ik wilde onderzoeken of we hierin de samenwerking met KWEEKERS konden opstarten. Om samen een tool te ontwikkelen die dit declaratieprobleem op zou lossen.”
De Declaratie Auditor
Zo gezegd, zo gedaan. In samenwerking met KWEEKERS, en met gebruik van de U-Turn, werd de Declaratie Auditor ontwikkeld. Bouke: “De Declaratie Auditor zorgt ervoor dat alle declaraties steekproefsgewijs worden afgehandeld. Eén op de zoveel declaraties wordt doorgestuurd ter accordering naar de leidinggevende of salarisadministratie. Alle andere declaraties worden automatisch afgehandeld. De U-Turn bepaalt welke declaraties worden afgehandeld met steekproef of zonder een steekproef. Dit is een ontzettende verlichting voor de organisatie. Zo hoeven niet meer alle declaraties handmatig goedgekeurd te worden. Om toch vinger aan de pols te houden, hebben we twee extra mogelijkheden ingebouwd. Zo is het mogelijk om in te stellen dat een declaratie altijd ingezien moet worden boven een bepaald bedrag of een bepaald aantal kilometers. Bijvoorbeeld: als de klant aangeeft declaraties van boven de 100 euro altijd te willen goedkeuren, richten wij de audit zo voor hen in.”
Om achteraf nog een extra controle in te bouwen, is het controleoverzicht ontwikkeld. In de controleoverzichten is het mogelijk om afwijkende posten binnen declaraties in beeld te brengen. Zo kunnen declaraties met bijvoorbeeld onlogische kilometers of niet gebruikelijke declaraties binnen een bepaald functieprofiel uitgelicht worden. Bouke: “Een voorbeeld van een niet gebruikelijke declaratie is wanneer een verpleegkundige kantoorartikelen declareert. Het kan natuurlijk altijd een keer voorkomen dat dit nodig is, maar het is niet gebruikelijk. Door de extra controle achteraf in te bouwen, komt deze declaratie door de steekproef heen, maar zal hij uitgelicht worden als niet gebruikelijke declaratie. Zo kan achteraf beoordeeld worden of de declaratie ingediend mocht worden. Doordat dit achteraf gebeurt, is de doorlooptijd van de declaratie gewaarborgd én kan de controller of salarisadministratie op een rustig moment controles uitvoeren. Dit zorgt voor een waterdicht systeem.”
Opereren als één team
Bouke: “Als ik KWEEKERS zou moeten omschrijven, zou ik ze omschrijven als een bedrijf dat naast je staat. Ze denken met je mee. Binnen deze samenwerking hebben we geopereerd als één team. Ieder heeft zijn eigen kennis en zijn eigen expertise, maar we weten elkaar altijd te vinden wanneer we elkaar nodig hebben. Deze samenwerking houdt hier nog niet op. We hebben al meerdere bedrijven, zelfs buiten de zorg, die geïnteresseerd zijn in de Declaratie Auditor. Mede dankzij KWEEKERS kunnen we de Declaratie Auditor succesvol laten draaien. Er zit nog heel veel potentie in deze tool. Ik weet zeker dat dit voor beide bedrijven een boost gaat zijn!”
