Huisartsenposten Oost-Brabant is een instelling voor gezondheidszorg die gedurende avond, nacht en weekend garant staat voor de continuïteit van niet uitstelbare huisartsenzorg. Dit geldt zowel voor patiënten van aangesloten huisartsen als patiënten die tijdelijk in het werkgebied verblijven. Er werken ruim 300 zorgprofessionals die steeds meer digitale processen moeten afhandelen. Daar ontstond een uitdaging voor afdeling I&A. Na een hectische periode waarin de primaire systemen zijn vervangen, is Huisartsenposten Oost-Brabant nu bezig met het optimaliseren van de beheerprocessen. Wij spraken met Lilian Walters over de samenwerking tussen KWEEKERS en Huisartsenposten Oost-Brabant.
AFAS als bron voor User Provisioning
Lilian Walters is sinds maart 2020 werkzaam als informatieadviseur bij Huisartsenposten Oost-Brabant. Vanuit de afdeling Informatie en Automatisering (I&A) zorgt zij ervoor dat collega’s over alle digitale middelen beschikken die zij nodig hebben. De afdeling I&A wordt binnen de organisatie gezien als de schakel tussen de externe technische beheerders van de zorgapplicaties en de gebruikers binnen organisatie zelf. Niet alleen de primaire processen, zoals het opvragen van patiëntinformatie vanuit zorgdossiers, vallen onder de verantwoordelijkheid van I&A. Ook secundaire processen, zoals personeelszaken of financiën, worden beheerd door deze afdeling.
De zorg is een zeer dynamisch werkgebied. Er zijn continu veranderingen binnen de werkzaamheden. Zo vonden er bijvoorbeeld grote aanpassingen plaats door de komst van COVID-19. Lilian vertelt daarover: “Zeker na de coronacrisis merk je dat de zorg een werkveld is waar veel snelle veranderingen in plaatsvinden. Als organisatie moet je daarin meebewegen. Daardoor hebben wij er in 2021 voor gekozen om het bestaande personeelssysteem te vervangen door AFAS. Binnen ons oude systeem hadden we een koppeling om automatisch nieuwe gebruikersaccounts aan te maken, het zogenoemde user provisioning. Helaas werkte deze koppeling niet meer met AFAS. Hierdoor hadden we twee opties: het laten ombouwen van de bestaande koppeling of op zoek gaan naar een nieuwe koppeling. We kozen voor de tweede optie.”
Zelf aanpassingen doorvoeren
Via AFAS kwam Huisartsenposten Oost-Brabant uiteindelijk bij KWEEKERS terecht. Na een aantal gesprekken werd het enthousiasme over de U-Turn binnen Huisartsenposten Oost-Brabant steeds groter. Zelf aanpassingen kunnen doorvoeren: dat was uiteindelijk de doorslaggevende factor om voor KWEEKERS en de U-Turn te kiezen. Lilian: “Bij onze oude koppeling moesten we voor iedere fout of wens naar de leverancier bellen. Daar kwam de aanvraag achteraan in de rij, waardoor het soms lang kon duren voordat het probleem verholpen was. Bij de U-Turn kijken we eerst zelf of we het kunnen oplossen, voordat we contact op moeten nemen met KWEEKERS. Deze mogelijkheid beviel ons wel.”
Een complex proces
In samenwerking met onze Consultant Raymond van Pruijssen ging het project van start. Binnen Huisartsenposten Oost-Brabant kent het in- en uitdienst proces veel uitzonderingen. Zo kan een medewerker meerdere contracten hebben en wordt per functie bepaald welke MS-Office licenties een medewerker nodig heeft. Een koppeling bouwen die rekening houdt met uitzonderingen is lastig en foutgevoelig, daarom was een uitgebreide testperiode nodig. Lilian: “Bij onze triagecentra werken voornamelijk parttimers en medisch studenten. Elk kwartaal gaan er veel mensen weg en komen er veel nieuwe werknemers bij. Binnen het team zijn er dus continu wisselingen. Dit betekent dat er soms ook met terugwerkende kracht gebruikersaccounts aangemaakt moeten worden. Dit zorgde voor een complexe situatie. Zonder de kennis van KWEEKERS waren wij hier niet uitgekomen.”
Na een uitgebreide testperiode werd de U-Turn User Provisioning tool op 1 januari 2022 succesvol gelanceerd. Lilian: “We zijn nu vier maanden onderweg en alles werkt naar behoren. Het is fijn dat je, als onderdeel van het I&A team, weet dat alles goed verloopt op de achtergrond. Daarnaast brengt de U-Turn ook concrete voordelen met zich mee. Zo hoeven wij nu niet meer handmatig een mailtje met inloggegevens naar nieuwe medewerkers te sturen. KWEEKERS heeft de U-Turn zo ingericht, dat wanneer een nieuw account wordt aangemaakt, de gebruiker via een AFAS workflow automatisch een mailtje ontvangt met alle benodigde informatie. Dat scheelt ons weer kostbare tijd die we aan andere projecten kunnen besteden.”
“KWEEKERS opereert als partner, je bent samen één team”
De succesvolle uitwerking van de U-Turn komt mede door de constructieve samenwerking tussen KWEEKERS en Huisartsenposten Oost-Brabant. Zo vertelt Lilian: “De samenwerking tussen beide partijen is als zeer positief ervaren. De communicatie met KWEEKERS was altijd heel duidelijk. Ze waren altijd goed bereikbaar, via de mail of telefonisch. Er werd proactief meegedacht waardoor je het resultaat kon maximaliseren.”
Twee compleet verschillende organisaties, maar toch samenwerken als één team. Dat is wat deze samenwerking karakteriseert. Lilian: “KWEEKERS heeft zich als partner ten opzichte van ons opgesteld. Zij waren bereid om te denken in oplossingen en mogelijkheden, zowel inhoudelijk als planmatig. KWEEKERS beschikt over de juiste kennis en kan daardoor kwaliteit leveren. Daarmee onderscheiden ze zich van andere leveranciers. Duidelijk en concreet: dat is KWEEKERS. Door de juiste samenwerking zijn we uiteindelijk tot dit mooie, gewenste resultaat gekomen.”
