Informatietechnologie ontwikkelt zich in rap tempo. Daardoor kunnen organisaties sneller, efficiënter en slimmer werken. Avensus, moderne workplace specialist op het gebied van cloud, security en compliance, helpt organisaties optimaal gebruik te maken van deze nieuwe kansen. Om de AFAS-omgeving binnen Avensus te optimaliseren werd vorig jaar een verbetertraject opgestart. Daarbij werd de hulp van KWEEKERS ingeschakeld. Samen zetten we nét dat stapje extra om processen te optimaliseren en automatiseren. We spraken met Edward van Vught over deze optimaliseringsslag.
Edward is Finance Professional bij YellowFinance en in zijn rol als “CFO-as-a-service”ruim tweeënhalf jaar bij diverse advies- en verbetertrajecten betrokken bij Avensus. Afgelopen jaar is er door Edward gestart met een herstructurering. Vanaf dat moment is AFAS een belangrijkere rol gaan spelen binnen Avensus. Hiermee werd de behoefte aan een efficiënte manier om maandrapportages te kunnen maken binnen AFAS Profit nog belangrijker. Edward: “Daarnaast was er de behoefte een koppeling te realiseren tussen ons ticketsysteem, Topdesk, en AFAS Profit. Om dit te realiseren startten we de zoektocht naar een AFAS-partner. Via het netwerk kwamen we uit bij KWEEKERS.”
Specifieke wensen
Al snel werd duidelijk dat de U-Turn een belangrijke rol zou kunnen spelen in dit verbetertraject. Daarom werd KWEEKERS gevraagd aan te sluiten bij de inventarisatiesessie. Edward: “Bij deze sessie waren zowel Sjoerd Koelman (Business Consultant), als Rob de Jong (U-Turn Developer) aanwezig. We hebben onze uitdagingen besproken. Al snel werd er meegedacht over mogelijke oplossingen. Daarop hebben we ook besloten aan de slag te gaan met de U-Turn.” Na dit gesprek werd een tijdlijn uitgestippeld. Eén doel werd daarbij vastgesteld: eind september moesten de basisprocessen staan.
Grip houden op je urenregistraties
Aan het einde van de zomervakantie gingen we op hoog tempo aan de slag. De wens van Avensus was duidelijk: een koppeling tussen Topdesk en AFAS Profit. Edward: “Wij werken met beheercontracten voor onze klanten. De hoogte van die contracten is gebaseerd op een geschat aantal werkzaamheden. Daarnaast is er altijd sprake van extra werk, bijvoorbeeld doordat de klant changes heeft die buiten het contract vallen. Klanten kunnen door middel van tickets in Topdesk vragen inschieten. Binnen dat ticket gaan onze medewerkers aan de slag om het probleem op te lossen. Daar zit een urenregistratie aan gekoppeld. Maar deze urenregistratie stond los van AFAS Profit.”
Het gevolg? Urenregistraties op meerdere plekken, waardoor overzicht en controle ontbrak. “Daarnaast werden extra uren ook nog een keer apart in AFAS geregistreerd”, zegt Edward. “Dat is een extra handeling die foutgevoelig is. Je wil altijd verband houden tussen je uren en facturatie. Helaas was dat in die situatie niet mogelijk.”
18 U-Turns
Met dat probleem wisten wij natuurlijk wel raad. En dus zetten we diverse koppelingen op tussen Topdesk en AFAS Profit. Rob de Jong: “In Topdesk komen diverse soorten supportwerkzaamheden voor. Denk bijvoorbeeld aan incidenten, problemen en veranderingen. De U-Turn zorgt er vervolgens voor dat hier geautomatiseerd projectfases van gemaakt worden in AFAS Profit. Daarna wordt de geregistreerde tijd op deze werkzaamheden ingestuurd. Op basis van slimme logica wordt vervolgens bepaald of deze uren doorbelast moeten worden aan de klant.” Daarvoor hebben we maar liefst 18 U-Turns ingezet.
Het resultaat? De facturatie van de geregistreerde uren is geautomatiseerd. Daarnaast hoeft Avensus niet langer handmatig (en dubbel!) uren te registreren in AFAS Profit. Edward: “Dankzij deze U-Turns hebben we veel meer inzicht in de tijdsbesteding. Alle informatie wordt nu op één plek vastgelegd. Vanuit daar kunnen we rapportages maken. We hebben nu veel meer grip op de uren binnen onze organisatie.”
Investeren voor de toekomst
In september hebben we veel gerealiseerd, maar de komende tijd zullen we samen verder optrekken. Edward: “We hebben een aantal U-Turns nog niet ontwikkeld vanwege prioriteiten. Onze grootste prioriteiten hebben we, op hoog tempo, in september opgepakt. In de toekomst hebben we een aantal extra U-Turns nodig voor dataverrijking. Op dit moment zijn we druk bezig met de inventarisatie van de informatiebehoefte. We willen dit graag goed aanpakken. Nu hebben we de tijd om het goed uit te denken, dus daar maken we gebruik van.”
Per 30 december 2021 zijn Avensus en Eshgro gefuseerd en gaan zij verder onder de naam Eshgro. Lees meer over de krachtenbundeling van Eshgro en Avensus.
