ONS Onderwijsbureau biedt ondersteuning aan verschillende onderwijsinstellingen in het primaire en voortgezet onderwijs. Daarvoor maken zij onder andere gebruik van AFAS Software. Na het opheffen van de multi-omgeving het toekennen van een eigen AFAS-omgeving aan elke klant, ontstonden aanvullende wensen om processen verder te automatiseren en daarmee handmatig werk te verminderen. Al snel kwamen ze in aanraking met KWEEKERS. Het gebruik van de U-Turn heeft ONS Onderwijsbureau veel voordelen gebracht. Inmiddels lopen er honderden koppelingen en zijn talloze processen volledig geautomatiseerd. Timo Schmets, ICT-medewerker bij ONS Onderwijsbureau, vertelt meer over zijn ervaringen met de U-Turn.
Verschillende AFAS-omgevingen zorgden voor grote bulk beheerwerkzaamheden
ONS Onderwijsbureau zet zich dagelijks in om onderwijsinstellingen in het primaire en voortgezet onderwijs te ondersteunen en adviseren. Dat doen zij onder andere door ondersteuning te bieden voor de personeels-, salaris- en de financiële administratie. De dienstverlening gaat overigens verder dan dat: ONS Onderwijsbureau is een verlengstuk van de onderwijsinstellingen. Zij signaleren kansen, geven advies en optimaliseren de bedrijfsvoering. En dat alles op basis van verzamelde data. Ook Timo draagt hier zijn steentje aan bij. Als ICT-medewerker en applicatiebeheerder is hij dagelijks bezig met het beheer van alle hardware binnen ONS Onderwijsbureau. Daarnaast onderhoudt en optimaliseert hij systemen voor aangesloten onderwijsinstellingen.
Timo: “Binnen ONS Onderwijsbureau werken we voor veel klanten. Iedere klant heeft zijn eigen AFAS-omgeving. Dat zorgt voor een grote bulk aan beheerwerkzaamheden voor ONS. Door het groeiende aantal klanten, en dus ook AFAS-omgevingen, was het tijd om aan de slag te gaan met de automatisering van de diverse in- en externe processen. Om dit te bereiken zijn we op zoek gegaan naar een externe partij die ONS hierin kon ondersteunen. Die partner vonden we in KWEEKERS.”
Automatiseringsslagen maken met de U-Turn
Het avontuur met KWEEKERS begon voor ONS Onderwijsbureau ooit met een vrij eenvoudige koppeling: het aanmaken en blokkeren van nieuwe gebruikers binnen AFAS door middel van de U-Turn. Toen deze koppeling eenmaal liep, werd de volgende automatiseringsslag gemaakt. Timo: “Voor een klant moesten we het digitaal dossier uit AFAS downloaden. Mijn leidinggevende en ik kwamen tot de conclusie dat dat geautomatiseerd kon worden. Die automatiseringsslag konden we maken met de U-Turn. Vanaf dat moment ging ik zelf aan de slag met het bouwen van een nieuwe koppeling. Toen dat gelukt was, wilde ik nog meer mogelijkheden benutten. We zijn daarna, met behulp van Rob, steeds meer processen gaan automatiseren met de U-Turn.”
Ontelbare U-Turns voor in- en externe processen
Die automatiseringsslag heeft ONS Onderwijsbureau serieus genomen. Inmiddels maken zij veelvuldig gebruik van de U-Turn. Zowel voor hun klantomgevingen als voor hun eigen, interne processen. Timo: “Door middel van de U-Turn hebben we verschillende loops ingericht. Deze loops zorgen ervoor dat zaken geautomatiseerd worden gecontroleerd binnen alle verschillende AFAS-omgevingen van onze klanten. Daardoor hebben wij minder handmatig werk aan het beheer van die omgevingen. Een mooi voorbeeld daarvan is een loop voor licentiebeheer van AFAS. Iedere klant heeft zijn eigen AFAS-licenties. Wanneer je te weinig licenties hebt, kunnen er geen nieuwe gebruikers worden aangemaakt en loopt een u-turn vast. Het is tijdrovend om bij iedere omgeving handmatig te controleren hoeveel licenties er beschikbaar zijn. Daarvoor hebben we een U-Turn ingericht die de hoeveelheid licenties ten opzichte van het aantal gebruikers controleert. Wanneer er te veel of te weinig licenties beschikbaar zijn, krijgen wij geautomatiseerd een taak ingeschoten in onze AFAS-omgeving. Op die manier kunnen we eenvoudig en proactief actie ondernemen.”
Naast gebruikersgemak en vermindering van handmatig werk, zorgt de U-Turn ook voor een stuk veiligheid van data. Timo: “Binnen een bestuur van een onderwijsinstelling kunnen directeuren wijzigen. De accounts van deze personen moeten dan geblokkeerd worden zodat zij niet meer in de AFAS-omgeving kunnen. Daar hebben we een U-Turn voor ingericht. Deze koppeling controleert iedere nacht of er wijzigingen zijn aangebracht binnen het organigram van de organisatie. Als dat zo is, ontvangen wij een workflow in onze eigen InSite-omgeving en kunnen we de gebruikers geautomatiseerd blokkeren.” Dat is overigens niet alles. Inmiddels maakt ONS Onderwijsbureau gebruik van meerdere loops waardoor en dagelijks om en nabij 500 verschillende verzoeken via een U-Turn worden gestart om processen van de klantomgevingen te optimaliseren. Daarnaast draaien er een aantal koppelingen voor de interne processen van ONS Onderwijsbureau. Een grote optimaliseringsslag, dus!
Mooie, duidelijke updates voor meer gebruikersgemak
De laatste tijd heeft het team Development verschillende veranderingen en updates doorgevoerd binnen de U-Turn. Eén van onze focuspunten was het vergroten van het gebruikersgemak om ervoor te zorgen dat echt iedereen de U-Turn kan gebruiken. Daar ervaart ook Timo de voordelen van. “Door de laatste veranderingen is het gebruikersgemak echt vergroot”, zegt Timo. “Met de ‘oude’ U-Turn moest je echt programmeerkennis hebben om een schema in te richten. Nu is kennis van Excel eigenlijk voldoende. Als je weet hoe je met Excel formules werkt, kun je zelf aan de slag met de U-Turn. KWEEKERS heeft de laatste tijd veel dingen versimpeld én verbeterd. Je kunt nu bijvoorbeeld gebouwde koppelingen tijdelijk uitzetten en bewaren zodat je deze in de toekomst kunt hergebruiken. Dat is wat mij betreft echt een hele verbetering. Daarnaast hebben ze de beheerweergave van je U-Turns flink versimpeld.”
Het volgende project met MOOQE: mails omzetten naar dossieritems
Hoewel er inmiddels ontelbare U-Turns ingezet zijn bij ONS Onderwijsbureau, staat er alweer een mooi project op de planning: een U-Turn die mails uitleest en omtovert tot een dossieritem in AFAS. Timo: “Wij werken met een incidentenportaal voor onze klanten. Daar rapporteren collega’s voor de klant problemen zodat wij oplossingen kunnen bieden. Daarnaast hebben we ook nog een mailbox waar klantvragen binnenkomen. Dat is natuurlijk niet wenselijk, omdat je dan op twee plaatsen communicatie moet borgen. Daarbij kun je in een mailbox veel moeilijker zaken afhandelen en labelen. Om die reden willen we alle incidenten naar AFAS zetten. We zijn nu met KWEEKERS aan het onderzoeken hoe de U-Turn ervoor kan zorgen dat dossieritems geautomatiseerd worden aangemaakt in AFAS op basis van een mail. Daar komt dan automatisch bij kijken dat de U-Turn vanuit die mails geautomatiseerd gebruikers moet aanmaken in AFAS wanneer er nog geen gekoppelde contactpersonen zijn. Best een complex proces, dus, maar wij zijn ervan overtuigd dat dat gaat lukken met de U-Turn!”
De kracht van de U-Turn loops
Dat de U-Turn zorgt voor een vermindering van handmatig werk is inmiddels vanzelfsprekend. Daarmee besparen veel organisaties tijd én dus geld. Dat is wat Timo betreft mooi meegenomen, maar ONS Onderwijsbureau behaalt de meeste winst met de ingerichte schema’s. “De ingerichte loops zorgen ervoor dat we het beheer over alle omgevingen kunnen versimpelen, en dus efficiënter werken”, zegt Timo. “Dat is echt de kracht van de U-Turn voor ONS Onderwijsbureau. Het is natuurlijk erg handig dat we steeds meer kunnen automatiseren, maar de meerwaarde zit voor ONS echt in die loops. Wat ik zo gaaf vind aan de samenwerking met KWEEKERS is dat we ontzettend veel van elkaar kunnen leren. Zij helpen ons verder met hun kennis over de mogelijkheden van de U-Turn. Daarnaast kom ik in de praktijk vaak voorbeelden tegen die ik voorleg aan KWEEKERS. Hier kunnen zij de U-Turn dan verder op ontwikkelen. Een echte samenwerking noem ik dat. Dat is iets waar we trots op kunnen zijn!”
